вторник, 12 февраля 2019 г.

Простые правила создания хороших электронных таблиц

Глядя на документы - электронные таблицы, которые мне присылают по работе, и работая с несколькими таблицами, которые были созданы в нашей организации лет пять назад и с тех пор не менялись ни разу, я понял для себя, что люди, создавая таблицы, просто не думают о том, а что же будет с ними дальше.
В качестве примера: большое количество объединенных ячеек, сложно составленные заголовки опять же с использованием объединения ячеек, таблицы, которые начинаются не с адреса А1, а с G45 (O_o), отформатированные насквозь строки и столбцы (когда нужно всего 10х10 ячеек), таблицы с данными не отделены от финальных сводных отчетов, задана группировка диапазонов, в которых находятся вообще не нужные данные, вместо удаления таких данных. Можно бесконечно продолжать.
Мало того, что людей не учат тому, как чисто технически работать с электронными таблицами: народ не знает, как быстро переходить в последнюю ячейку с данными, что можно единственным двойным щелчком мыши протянуть формулу на весь диапазон из 100000 строк, что такое условное форматирование и сводные таблицы, что можно использовать диаграммы, что есть понятие формата числа в ячейке. Опять же тут тоже можно продолжать долго.
Людей не учат и эргономике и логике работы с большими таблицами, с данными, которые впоследствии необходимо будет как-либо анализировать или обрабатывать. Причем анализ и обработку не обязательно будет делать сам создатель или заполнитель таблицы.

Итак, хорошая электронная таблица/лист с исходными данными:
  • Начинается с ячейки А1, а не с А340 или G43
  • Имеет отдельный столбец для каждого типа данных (например, номер договора и дата договора должны быть в разных столбцах, дата начала работы и дата окончания работы - тоже в разных столбцах)
  • Имеет в заголовке каждого столбца краткое и "говорящее" название
  • Имеет шапку/заголовок таблицы в ОДНОЙ строке БЕЗ объединенных ячеек

А в целом файл с электронными таблицами имеет:
  • Отдельные листы с исходными Данными и отдельные для Расчетов или/и Отчетов
  • Формулы в ячейках, не содержащие внутри себя явно заданные значения (например, формула =А1+12 содержит константу 12)
  • Комментарии для сложных формул, что именно и как именно считает формула, на отдельном листе
  • Минимальную цветовую раскраску ячеек, а общая цветовая гамма должна позволять комфортно работать с данными. Это вопрос здоровья самого пользователя, заменять глаза людям на новые человечество ещё не научилось
  • Условное форматирование только для тех ячеек, где действительно необходимо
  • И не имеет сквозного форматирования целых строк или столбцов

Все выше написанное - это конечно же моё сугубое имхо, не претендующее на истину. Но поверьте, эти действительно простые правила стоит соблюдать для вашей же пользы, как пользователя электронных таблиц.

4 комментария:

  1. Согласен по всем пунктам. Распечатал своим сотрудникам, как памятку.

    От себя добавлю пункт : "Абсолютную адресацию использовать только в случае КРАЙНЕЙ на то необходимости". Сколько с ней труднонаходимых косяков в расчётах наотлавливал - это мрак.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. Нуу, если вы не зафиксируете диапазон, когда используете СУММЕСЛИМН или ВПР, то вас могут ждать ещё бОльшие приключения

      Удалить
  2. Этот комментарий был удален автором.

    ОтветитьУдалить
    Ответы
    1. "Хорошая инструкция", которая охватывает любые таблицы, причем упор явно на таблицы в текстовом документе и комментарий в целом не очень-то связан с основной идеей поста. Я уж не говорю про розовый цвет и MS Word :D

      Удалить

Внимание! Сообщения проходят премодерацию!