Пакетная конвертация документов из форматов MS Office в форматы Open Document

Если Вам вдруг потребовалось преобразовать большое количество документов из формата MS Office в формат Open Document (odt, ods, odp и так далее), который является родным для LibreOffice, и Вы думаете, что для этого придется либо по одному пересохранять документы из одного формата в другой, используя LibreOffice, либо использовать сторонние программы, то Вы ошибаетесь.

В LibreOffice встроен удобный инструмент для пакетного преобразования файлов из форматов MS Office в формат Open Document.

Всё максимально просто, сделайте следующее:

Запустите LibreOffice и выберите пункт меню Файл > Мастер > Конвертер документов. Откроется окно мастера, первый экран которого выглядит так:

Порадовал троллинг разработчиков LibreOffice. Обратите внимание на формулировку первой строки "...конвертирует документы из устаревшего формата в Open Document..."

На этом экране необходимо выбрать, какие именно документы будет искать и конвертировать LibreOffice. Доступны документы из Word, Excel и PowerPoint, причем LibreOffice понимает и новейшие docx, xlsx и pptx от MS Office 2007 и выше. Выбрать необходимо, как минимум, один вариант, иначе мастер дальше не пустит (что вполне логично). 

После выбора нажмите любимую всеми кнопку Далее, откроется второй экран мастера:

Здесь можно выбрать импортировать шаблоны или документы, или и то и другое, а также указать месторасположение каталогов, которые будет просматривать LibreOffice в поисках документов в "устаревшем формате". Ещё нужно указать каталог, куда будут помещены файлы в формате Open Document. Советую активировать опцию Включая подпапки, чтобы не запускать LibreOffice несколько раз, а можно было указать только самый верхний в структуре каталог. Это нужно будет повторить для каждого типа документов (то есть для документов Word, Excel и PowerPoint) отдельно. Считаем, что мы так и сделали. Жмём на каждом экране Далее. И видим наконец предпоследний экран мастера:

Видим на нём краткое резюме, в котором описано, что откуда берется и куда складывается. наконец жмём кнопку Конвертировать. Появляется последний экран:

Ждём энное количество времени, которое зависит от количества и объема исходных документов, и видим итог, что (в моём случае) 25 из 25 найденных документов преобразованы в "прогрессивный" новый формат. Можно нажать кнопку Показать журнал и посмотреть список всех преобразованных документов. Нажмите кнопку Закрыть и откройте каталог назначения, который указывали на первых шагах мастера. Там должны находиться все получившиеся документы с учетом структуры подкаталогов. Вот и всё.

Сравнение документов в LibreOffice Writer

Иногда бывает ситуация, когда над документом работают несколько авторов, которые используют для правок и комментариев механизм LibreOffice "Отслеживание изменений". И в один прекрасный день один из авторов исправил документ, не включая этот механизм, и отправил документ второму автору. Как теперь быть бедолаге второму, изменений-то не видно!? А можно сравнить версию документа свою с той, которую ему прислал первый!

Внимание: версия LibreOffice 5.1

Последовательность действий такая:

Первой открываем самую последнюю версию документа - это крайне важно, так просто более удобно отслеживать правки.

Открываем меню Правка - Отслеживать изменения - Сравнить документы

В открывшемся окне находим и выбираем предыдущую версию документа, жмем кнопку Открыть

LibreOffice немного подумает (время на подумать зависит от объема документа)

И выдаст окно со списком правок и указанием автора правок, в котором указывается автор, который менял последнюю версию документа относительно предпоследней. Щелкая по списку можно сразу перемещаться к месту правки. Окно это можно закрыть. В документе будут цветом выделены правки: подчеркнутые - это добавленные фрагменты, зачеркнутые - удаленные относительно предыдущей версии.

Механизм "Сравнение документов" необязательно использовать только при совместном написании документа. Если, например, существует несколько версий документов с несколькими версиями, которые отличаются в каких-то деталях, то сравнив их мы увидим, что же авторы поменяли. Могут возникнуть и какие-то иные ситуации, в которых этот механизм будет полезен.

Внимание №2: в настоящее время при сравнении очень больших документов (в багзилле ссылка на 400 страничное руководство) и последующей попытке сохранить результат LibreOffice аварийно завершает работу! 40 страничные документы обрабатываются нормально. Будьте внимательны и осторожны!

Update: В LibreOffice 7.1 это наконец исправили, всего 4,5 года потребовалось =(

Прекращение поддержки Windows XP в LibreOffice

По слухам из достоверных источников в грядущем выпуске LibreOffice 5.2 будет прекращена поддержка ОС Windows XP. Позиция разработчиков такая, что "пора прекращать использовать старинный, неподдерживаемый производителем, софт".

Насколько я понял, они просто установили себе Visual Studio 2015 вместо 2012 версии, а в 2015 (вот сюрприз-то) MicroSoft убрала возможность делать сборки под WIndows XP.

То, что разработчики LibreOffice почему-то стали петь песни а-ля Майкрософт "всем юзать только новый софт", выглядит крайне странно. Ведь фактически они опосредованно поддерживают Майкрософт в их стремлении стричь бабло за воздух.

Однако, повторюсь, это пока лишь слухи. Поживём, увидим.

update: слухи вовсе не слухи, вот скриншот ошибки, которая возникает при попытке инсталляции LibreOffice 5.2 на Windows XP.

update 2: таки версия LibreOffice 5.4.7.2 - это последняя версия, которая устанавливается на Windows XP.
Скачать можно по ссылкам: Дистрибутив, Файл справки 

Новинки документации, посвященной LibreOffice

Две маленьких новости по поводу документации и литературы про LibreOffice:

Команда документации обновила руководство пользователя Getting Started Guide (типа руководство по быстрому началу работы) до версии LibreOffice 5.0. Скачать его (на английском языке) можно отсюда. Будет ли перевод на русский язык, пока неизвестно.

Некто Bruce Byfield выпустил в свет книгу, посвященную форматированию документов в LibreOffice (также на английском языке). Книга в основном посвящена стилям и их применению, а также шаблонам и общим принципам оформления (дизайна) документов. Скачать её можно вот тут PDF и ODT. Перевода на русский язык на 146% не будет, потому что на русском языке существует своё неплохое руководство по стилям, вот тут можно с ним ознакомиться.

Когда же требуется настройка стилей в LibreOffice?

Все знают (а кто не знает, тот срочно должен узнать вот отсюда и вот отсюда), что есть такое понятие в LibreOffice, как «Стили». Нужны они для оформления документа в соответствии с заданными параметрами и структурой, получения автоматического оглавления и (или) указателей, а также всяких прочих полезностей.

После некоторых размышлений меня посетил вопрос «Когда требуется настройка (или создание новых) стилей оформления в документе?». Именно настройка, поскольку какое-то количество стилей уже встроено в LibreOffice. Не бывает ситуации, когда стилей в документе нет вообще! Есть, как минимум «Базовый» (на котором основаны все остальные стандартные стили). Ниже расположены мои вялотекущие мысли в качестве ответа (для себя) на этот вопрос.

Мне кажется, что при оценке нужности настройки стилей, необходимо в первую очередь принять во внимание отношение временных и трудозатрат к полезности для конечного результата, а во вторую – объём документа (в страницах текста, количестве данных или ещё в чём-то).

Другими словами: стоит ли тратить час времени, чтобы создавать стили для документа, который не требует особых изысков в оформлении, не обладает какой-либо структурой вообще и сам документ требуется один раз в жизни? А может просто ручками задать ему для всего текста 14 кегль шрифта и выравнивание по ширине, распечатать и забыть? 

А стоит ли тратить тот же час времени, чтобы нормально оформить книгу на 400 листов и в дальнейшем максимально быстро и просто менять оформление и оглавление с указателями? Или мучиться и ручками выставлять все характеристики текста и при малейшем изменении пытаться вспомнить, на какой же странице у нас теперь начало главы 34, и почему многоуровневые списки со сложной структурой вдруг стали разные по внешнему виду?

Нужны ли стили при написании письма (даже официального, от юридического лица) в пару строк, да даже и на пару листов? Сделать шаблон для секретаря, при открытии которого нужно вписать только адресата и текст письма, – это да, городить стили – это вряд ли. Можно, но смысла тратить время в данном случае я не вижу никакого.

А для доклада в школе листа на три-четыре нужны стили? Опять вряд ли. Доклад – это сплошной текст на одну тему без разбития на главы или разделы. Максимум, потребуется титульная страница, которую оформить проще и быстрее при помощи врезок ручками, чем пилить стили.

Идем дальше в глубины образования и самообразования. Курсовая работа листов на 30 в университете. Вот! Вот тут будут и разделы и оглавление, а также требования к оформлению согласно ГОСТ или внутренних регламентов образовательного учреждения. Вот тут стили строго рекомендуются! Использование стилей намного упростит оформление документа и последующее его (оформления) изменение, если вдруг что-то кого-то не устроит. Можно будет изменить один стиль за одну минуту, а не судорожно листать 30 листов и руками изменять параметры текста.

Всё, что идет дальше в плане объемов (статьи для публикации, научные работы, отчеты по исследованиям, дипломные, кандидатские, докторские работы, книги, руководства или монографии и так далее в бесконечность) – это всё требует обязательного использования стилей при оформлении документа! Иначе вид документа будет ужасный и абсолютно неприемлемый, а попытки исправить ручное форматирование любой части документа приведёт к непредсказуемым эффектам в виде уехавшего текста или прыгающих по документу изображений.

И теперь самая вишенка: если вы попробовали оформить документ листов на 100 в LibreOffice, вам это удалось нормально и понравилось в процессе, то могу вас поздравить. Имея такой опыт за плечами, вы теперь можете смело попробовать использовать для верстки таких объемов LaTeX! А потом сравнить результат и количество действий, требуемых для получения результата.

Ну и в качестве напутствия начинающим труженикам клавиатуры: сначала напишите текст, а потом уже его оформляйте. Это будет намного быстрее и продуктивнее, чем оформлять текст в процессе написания!

Результаты опроса про Боковую панель в LibreOffice

Некоторое время назад команда дизайна решила провети опрос насчёт Боковой панели в LibreOffice. Здесь вот я об этом рассказывал. Пришла пора подвести итоги опроса, итак вот они, по ссылке

В качестве резюме: большинство опрошенных использует Боковую панель, их устраивает ее текущее положение по умолчанию, размер по горизонтали изменять можно, однако при переходе из секции в секцию внутри Боковой панели ее размер менять не надо, большинство хочет иметь возможность настраивать элементы в Боковой панели, а также чтобы туда добавили больше функциональных возможностей, у громадного большинства широкоформатные мониторы с большими значениями разрешения.

Разработчикам есть, над чем подумать. Боковую панель есть куда развивать, она органично вписывается в текущие реалии засилия широкоформатных мониторов. Народ хочет большего от Боковой панели - это очевидно.

LibreOffice 5.2. Настройка контекстных меню

В грядущий выпуск LibreOffice 5.2 была добавлена возможность настраивать контекстные меню. Найти это можно будет в диалоге из меню Сервис > Настройка, вкладка Контекстное меню. Для любителей все настраивать под себя - это очень хорошая новость. Вообще такой возможности явно не хватало и она прямо напрашивалась на реализацию. Автор реализации Максим Монастырский. Вот пруф на багзиллу проекта.

LibreOffice 5.2. Несколько цифровых подписей документа от одного автора

В предстоящий релиз LibreOffice 5.2 товарищем Miklos Vajna была добавлена возможность подписывать документ LibreOffice несколько раз одной и той же ЭЦП. При этом для каждой подписи есть возможность добавить описание. Ранее возможность подписывать один документ несколько раз одной и той же ЭЦП была явно запрещена разработчиками, как ненужная.

Работа по добавлению этого функционала была выполнена по заказу (или благодаря) Министерства обороны Голландии.

Эта штука показывает, чем заняты разработчики LibreOffice. Они заняты тем, за что им платят! Альтруизм возможен, но приоритет у такого действа крайне низкий.

Вставка математических формул с автонумерацией в LibreOffice Writer

Часто в научных статьях (или иных больших наукоориентированных документах) необходимо поместить кучу формул, которые должны располагаться по центру страницы, и при этом быть пронумерованы, причём номер формулы должен располагаться по правому краю страницы.

Небольшое отступление: вообще в таких случаях я бы посоветовал освоить LaTeX, однако для разового применения можно воспользоваться и возможностями LibreOffice (или MS Office).

Итак, в LibreOffice Writer есть возможность быстро вставить формулу, причём именно таким образом, как было описано в преамбуле поста. Сделайте следующее: наберите буквы fn и нажмите клавишу F3 на клавиатуре. Произойдет вставка таблички, состоящая из одной строки, разделённой на два столбца. В левом столбце по середине будет вставлена формула E=mc^2, в правом будет вставлено поле с автоматической нумерацией (которую можно отдельно настроить). Формулу необходимо будет исправить на нужную (щёлкните по ней два раза мышкой). Внешний вид листа будет примерно вот такой:

Обратите внимание, светло-серые границы табличек напечатаны не будут, как и затенение номера формулы. Они показываются просто для удобства редактирования.

Не забудьте исправить формулы на нужные. Если не знаете как, то вот вам Руководство пользователя LibreOffice Math.

Сортировка разделов документа в Навигаторе LibreOffice

Наткнулся на форуме http://forumooo.ru на интересную штуку. Все знают, что в LibreOffice есть такая удобная вещь, как Навигатор. В нём есть перечень заголовков, таблиц, изображений, ОЛЕ-объектов, гиперссылок, закладок, разделов и т.д. и т.п., которые есть в текущем документе.

Вызывается это окно при нажатии на клавишу F5 на клавиатуре.

Так вот, на указанном выше форуме был задан вопрос о сортировке большого количества стихотворений, причем название каждого стихотворения выделено стилем Заголовок 1 (это важно!). Человек там ждёт макрос, который сделает ему хорошо, однако в теме прозвучала идея, что сортировку можно выполнить в Навигаторе вручную.

Итак, открываем Навигатор. Видим в нём пункт Заголовки, нажимаем плюсик слева от пункта. Раскроется список всех заголовков (текст со стилем типа Заголовок!). Уровень отображаемых заголовков можно настроить (это полезно, если уровней вагон, ну уровней 7 или больше). У нас простой пример, просто для иллюстрации:

Пять заголовков типа Заголовок 1 с обычным текстом под каждым из них, имитирующем текст главы или раздела. Теперь смотрим в Навигатор, в правом верхнем углу есть два значка со стрелочками вверх/вниз. наведите на них курсор мыши и увидите подсказку типа "Перенести вверх/вниз". Выделяете в Навигаторе нужный заголовок и нажимаете на стрелку в нужном направлении. В тексте соответствующий заголовок ВМЕСТЕ СО СВОИМ ТЕКСТОМ будет перемещён в соответствующем направлении! Смотрим внимательно на текст и Навигатор ниже:

В некоторых случаях это может быть очень удобно, если Вы внезапно решили статьи или разделы в вашей публикации или книге поменять местами.

Ну и напоследок ответ на вопрос "А есть такая возможность в MS Word?". Есть, однако там заголовки нужно перетаскивать мышкой, что не всегда может быть удобно.